“Dovremmo averlo da qualche parte.” È una frase che probabilmente ogni Facility Manager ha pronunciato o sentito almeno una volta parlando di un documento relativo a un immobile.
Una dichiarazione di conformità, la documentazione antincendio, una SCIA, una certificazione, un elaborato grafico, una pratica amministrativa. Il documento probabilmente esiste. Ma dove si trova? È quello aggiornato? È ancora valido? Quando scade?
Il problema, infatti, spesso non è l’assenza della documentazione, ma la sua frammentazione: server, cartelle condivise, e-mail, archivi cartacei, file Excel, manutentori, consulenti e studi professionali.
A tutto questo si aggiunge l’archivio più fragile di tutti: la memoria delle persone. Finché tutto funziona, questa frammentazione può sembrare gestibile.
Poi un audit, una verifica dell’autorità, una gara, una due diligence, un sinistro. Oppure cambia il Facility Manager, viene sostituito un fornitore o una certificazione è prossima alla scadenza.
Ed è in quel momento che emerge la differenza data da un Fascicolo del Fabbricato Digitale.

Dal documento alla conoscenza dell’edificio

Al Facility Manager non basta sapere che un documento esiste. Deve poter sapere rapidamente:

Cosa abbiamo?
Cosa manca?
Qual è il documento vigente?
Cosa sta per scadere?
Dove si trova?

e accedere rapidamente a tutte le informazioni necessarie per gestire l'immobile in modo efficace. È da questa esigenza che nasce il concetto di Fascicolo del Fabbricato Digitale, ovvero un fascicolo digitale che raccoglie e organizza in modo strutturato tutte le informazioni rilevanti relative a un edificio.

Digitalizzare, infatti, non significa semplicemente trasformare la carta in PDF. Una cartella contenente migliaia di file rimane un archivio se non consente di comprendere immediatamente lo stato documentale dell’edificio.
Il vero salto di qualità consiste nell'avviare un processo di raccolta e organizzazione dei documenti che permetta di trasformare archivi dispersi in informazioni strutturate, aggiornate e governabili.
Documentazione antincendio, SCIA e titoli edilizi, dichiarazioni di conformità degli impianti, certificazioni, verifiche periodiche, APE, documentazione catastale, elaborati grafici, autorizzazioni, documentazione relativa agli ascensori, IMU, TARI, manuali e libretti costituiscono, nel loro insieme, una parte fondamentale della conoscenza dell’immobile e del suo stato di conservazione nel tempo.

Dalla teoria alla pratica: REDS, il Fascicolo del Fabbricato Digitale di BumaQ

È proprio partendo da queste esigenze che BumaQ, società italiana specializzata nella consulenza e nella governance del Facility Management e attiva nella gestione e nel controllo di patrimoni immobiliari anche complessi e multisito, ha sviluppato REDS, il proprio Fascicolo del Fabbricato Digitale.

L’esperienza maturata sul campo ha portato BumaQ a considerare la documentazione non come un semplice archivio da conservare, ma come uno strumento di organizzazione e governo della conoscenza immobiliare.
REDS è una piattaforma dedicata alla gestione del patrimonio documentale immobiliare. Non è un sistema di ticketing e non nasce per gestire guasti o richieste di intervento. Il suo obiettivo è organizzare in un unico ambiente il patrimonio documentale tecnico, amministrativo, autorizzativo, certificativo e fiscale dell’edificio, creando un vero e proprio registro digitale dell’immobile facilmente consultabile. In questo modo, è possibile monitorare, dove necessario, validità e scadenze dei documenti.

In questo modo aumenta la trasparenza e l'accessibilità delle informazioni documentali. Il Facility Manager può sapere cosa possiede, cosa manca, cosa sta per scadere e dove trovare immediatamente l’informazione quando serve.

Quando gli immobili diventano numerosi

Nei patrimoni multisito il problema assume una dimensione ancora maggiore. La domanda non è più soltanto:

“Il CPI di questo edificio è aggiornato?”

ma:

“Qual è lo stato della documentazione antincendio dell’intero patrimonio?”

Quali immobili presentano carenze? Quali documenti scadranno nei prossimi mesi? Dove è necessario intervenire?È qui che un sistema strutturato come REDS permette al Facility Manager di passare dal singolo documento a una visione complessiva dello stato documentale del patrimonio immobiliare.
E soprattutto consente di ridurre la dipendenza dalle persone: manutentori, presidi storici, consulenti e fornitori possono infatti cambiare.
La conoscenza dell’immobile deve rimanere all’organizzazione.

Documentazione, compliance e responsabilità

Una parte importante della documentazione immobiliare è collegata a obblighi normativi, autorizzazioni, verifiche e sicurezza. A seconda delle diverse fattispecie, l’ordinamento attribuisce specifici obblighi e responsabilità ai soggetti coinvolti, con possibili conseguenze di natura civile, amministrativa e, nei casi previsti, penale.

Un Fascicolo del Fabbricato Digitale non trasferisce responsabilità, non sostituisce gli adempimenti previsti dalla legge e non garantisce da solo la conformità dell’edificio. Può però fornire qualcosa di fondamentale: conoscenza e controllo dello stato documentale, e la possibilità di programmare con maggiore anticipo le attività necessarie.

In caso di audit, verifica, sinistro o richiesta dell’autorità le domande diventano molto concrete:

Il documento esiste? È quello vigente? Quando scade? Esistono prescrizioni? Possiamo recuperarlo immediatamente?

Il rischio non consiste soltanto nel non avere un documento. Consiste anche nel non sapere che manca, che non è più valido o che sta per scadere.

La conoscenza deve appartenere all’organizzazione

Per capire quanto questo tema sia importante basta porsi una domanda. 

Se domani mattina cambiassero contemporaneamente più figure chiave, il Facility Manager continuerebbe a conoscere i propri immobili allo stesso modo? Saprebbe dove trovare immediatamente la documentazione? Conoscerebbe le prossime scadenze? Saprebbe quali documenti mancano?

Se la risposta non è un sì convinto, significa che una parte della conoscenza non appartiene ancora realmente all’organizzazione.
È su questo principio che si fonda anche l’approccio di BumaQ con REDS: trasformare documenti dispersi in un patrimonio informativo strutturato, accessibile e duraturo.

Perché il valore non sta nell’avere più documenti.
Sta nel sapere cosa abbiamo, cosa manca, cosa scade e dove trovarlo quando serve.
E nel Facility Management, non è possibile governare ciò che non si conosce.